Инструкции за ползване
1. Инструкции
1.1 Визоискател
1.2 Туроператор
1.3 Консулски служител
1. Инструкции
1.1 Визоискател
Системата за електронни визови заявления eVisa е централизирана Интернет-базирана система, подпомагаща процеса на издаване на визи от консулските служби по света.
Системата се използва чрез интернет портал еVisa. Гражданите на страните, които имат визов режим със страната която искат да посетят (Визоискатели), трябва да получат Виза за нея. За да им бъде издадена виза, те трябва да попълнят визово заявление и да представят заедно с него в съответната консулската служба, набор от документи потвърждаващи истинността на попълнената информация. Процесът по искане и издаване на визи се обслужва от Интернет портала еВиза.
1.1.1 Обща информация
Всеки визоискател може да получи обща информация за страната която иска да посети, чрез интуитивния потребителски интерфейс на Портала еВиза както следва:
- За страната като туристическа дестинация – красиви места и забележителности в страната;
При поставяне на курсора на мишката върху изображенията от галерията, портала показва кратка информация за туристическата забележителност. Изборът на забележителност дава възможност за преглед на цялото описание.
- За представителствата (посолствата и консулските служби) на страната;
След избора на континент порталът показва всички представителства на страната в съответния континент. След избор на представителство Визоискателя получава информация за: Местоположение; Работно време за граждани; Контактна информация; Имена на консули; Име на посланик; Друга информация, посочена от консулската служба; Специфични за консулската служба условия по издаване на визи; Акредитирани от консулството туроператори.
- Специфична информация в зависимост от целта на посещението на визоискателя;
При активиране на бутона „Кандидати за Виза“ порталът предоставя контекстна информация за: туристи; учащи се; собственици на имоти; транзитно преминаващи.
- За условията за издаване на виза;
При активиране на бутона „Условия за издаване на Виза“ Порталът предоставя обща информация за условията за издаване на виза и контекстна информация в зависимост от типа на визата.
Порталът поддържа секция за новини и събития в която се публикува от съответната административна служба два типа информация, съответно за новини и събития, имащи отношение към визовите теми.
Порталът поддържа секция „Често задавани въпроси“, в която Визоискателя може да проследи задаваните въпроси и отговорите към тях от оторизирани лица.
1.1.2 Нуждая ли се от виза?
Портал „еВиза“ предоставя на Визоискателя кратък „Въпросник“ с четири стъпки, чрез който след попълване на минимално количество данни, да получи информация относно необходимостта от виза и какъв тип трябва да бъде тя.
В първата стъпка потребителя въвежда своята възраст и гражданство. Гражданството се избира от падащо меню, а възрастта се въвежда във формат дд.мм.гггг (ден.месец.година).
В стъпка 2 се въвежда държавата цел на пътуването.
В стъпка 3 се Визоискателя трябва да въведе информация за Цел на посещението; Престой в страната; Желан или необходим брой на посещенията. Избира се от предварително въведени номенклатури.
При преминаване в стъпка 4, в зависимост от въведената информация, системата дава отговор за необходимостта на виза и предложение за типа. Дава възможност за преминаване към попълване на електронно заявление за виза от Визоискателя.
1.1.3 Попълване на заявление за виза
Визоискателя може да попълни визовото заявление в портала еВиза след като активира бутона „Заявление“ от стъпка 4 или бутона „Заявление за виза“ от главната страница на портала.
Информационните полета във визовото заявление са контекстно свързани и съответно броят им се променя според стойностите, въведени в някои от тях. Заявлението може да бъде изпратено за обработка от консулството само ако информацията в тези полета е коректно въведена.
Полетата в заявлението се попълват съобразно следния формат:
- Фамилно име – латински букви (без цифри или тирета).
- Фамилно име по рождение (предишно(и) фамилно(и) име(на)) – латински букви (без цифри или тирета).
- Собствено(и) име(на) – латински букви (без цифри или тирета).
- Дата на раждане – дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Място на ражданеград/село - на кирилица, ако държавата ползва кирилица (пример BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Държава на раждане – на кирилица, ако държавата ползва кирилица (пример BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Настоящо гражданство – избира се от предварително зададена номенклатура.
- Гражданство по рождение, ако еразлично - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Пол - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Семейно положение - избира се от предварително зададена номенклатура.
- При малолетни/непълнолетни: Фамилно име, собствено име, адрес (ако е различен от този на кандидата) и гражданство на лицето, упражняващо родителски права/настойника.
- Национален идентификационен номер, където е приложимо - – само цифри и букви (без интервали или тирета).
- Вид документ за задгранично пътуване - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Номер на документа за задгранично пътуване - Цифри и латински букви.
- Дата на издаване – формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Дата на валидност – формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Издаден от - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Домашен адрес страна - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Домашен адрес град – написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица (например за BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Домашен адрес – написано на кирилица и интервали, наклонени черти „/”, тирета, точки, ако държавата ползва кирилица (например за BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Домашен адресПощенски код – не е задължително.
- Електронен адрес – валиден електронен адрес (портала или консулските служители използват този електронен адрес за комуникация с Визоискателя).
- Телефонен(ни) номер(а) – валидни телефонни номера (портала или консулските служители използват тези телефонни номера за комуникация с Визоискателя).
- Пребиваване в държава, различна от държавата на настоящо гражданство - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Настояща професия - - избира се от предварително зададена номенклатура (В случай на – ДРУГА – професия – в полето „друга” са позволени само кирилица, латиница и интервали).
- Име на работодател – Ако държавата използва кирилица – позволени са кирилица, латиница и интервали, ако не – само латиница и интервали.
- Населено място на работодателя – Написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Адрес на работодателя – Написано на кирилица и интервали, наклонени черти „/”, тирета, точки, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Пощенски код на работодателя – НЕ е задължително.
- Цел на пътуването – избира се от предварително зададена номенклатура.
- Страна на крайната цел на пътуването.
- Град – Населено място на крайната цел – Написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица (BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Държава-членка на първо влизане - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Брой искани влизания - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Продължителност на планирания престой или транзитно преминаване – брой дни на планирания престой.
- Валидност на визата за визи с право на многократно влизане - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Други визи издадени през последните три години - да/не и тяхната продължителност от дата до дата.
- Предходно снемане на пръстови отпечатъци с цел кандидатстване за виза – да или не и дата ако е известна.
- Разрешително за влизане в държавата на местоназначението, ако е приложимо – да, не или неприложимо; от кого е издадено и валидност от дата до дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Планирана дата на влизане в страната издаваща визата - формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Планирана дата на излизане от страната издаваща визата - формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Място на влизане в страната издаваща визата – КОД на ГКПП, име на град или име на летище – кирилица или латиница в зависимост от официално приетата в страната, издаваща визите интервали, наклонени черти „/”, тирета и точки.
- Транспортно средство –– свободен текст.
- Собствено име и фамилно име и на канещото(ите) лице(а). Ако няма такова(ива), име на хотел(и) или временен адрес(и) - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи. Първо се избира от падащо меню типа на канещия.
- Адрес и електронен адрес на канещото(ите) лице(а)/хотел(и)/временен адрес(и) - държава избира се от номенклатура; населено място и адрес на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи; пощенски код; телефон.
- Име на канещото(ите) дружество/организация - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи. Първо се избира от падащо меню типа на канещия.
- Адрес и електронен адрес на канещото(ите) дружество/организация - държава избира се от номенклатура; населено място и адрес на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи; Пощенски код; телефон.
- Фамилно име, собствено име, адрес, телефон, факс и електронен адрес на лицето за контакт в дружеството/организацията - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Разходите за пътуване и за издръжка по време на престоя на кандидата се покриват от – избира се номенклатура или се допълва в свободен текст ако го няма в номенклатурата.
- Вид на средствата за издръжка – избира се от номенклатура.
- Лични данни на члена на семейството, който е гражданин на ЕС, ЕИП или Швейцария – фамилно име, собствени имена, дата на раждане, гражданство, номер на документа за пътуване или личната карта.
- Тип на роднинска връзка с гражданин на ЕС, ЕИП или Швейцария – избира се от падащо меню.
- Текущ адрес на заявителя – валиден адрес за връзка.
- Телефонен номер – валиден телефонен номер за връзка.
- Дата и място на попълване – свободен текст.
- Подпис – не се попълва нищо (след разпечатване лицето се подписва).
В заявлението се прикачва снимка на лицето, съответстващо на заявлението. Файловете със снимки трябва да бъдат в JPG формат. Трябва да се съдържа цветна фотография, използвана при издаване на документ за самоличност (размерът на тези фотографии е различен за различните държави, но най-често е 3,5 х 4,5 см). Ако такива файлове бъдат предоставени, системата ги използва за издаване на визите.
Визоискателя трябва да се запознае с условията за издаване на виза и да отметне полето „Запознат с условията“.
Избира се консулска служба в която ще бъдат доставени документите, придружаващи заявлението.
Активира се бутона подпиши и системата проверява коректността на попълнените данни. При наличие на грешки Визоискателя трябва да ги отстрани и отново да активира бутона подпиши.
При коректни данни портала генерира заявление със съответен QR код и уникален номер на заявлението. Портала дава възможност на Визоискателя да отпечата заявлението и да направи резервация за интервю.
Визоискателя трябва да запише или разпечата уникалния номер на заявлението, с който в последствие може да влиза в портала да следи за статуса на заявлението, да го разпечата отново или да направи резервация за интервю, ако не е направил такава.
Визоискателя следва с разпечатаното заявление и всички необходими документи към него да отиде в избраната консулска служба на датата и часът на насроченото интервю. Визоискателя трябва да представи заявление с четимо разпечатан QR код.
1.1.4 Резервация за интервю
Портал „еВиза” предоставя възможност на визоискателите да насрочат дата и час за посещение в консулска служба, на което трябва да представят всички необходими документи заедно с разпечатаното от системата заявление.
Визоискателя може да резервира желания от него час и дата на интервюто от бутона „резервирай интервю“, който се появява в портала веднага след успешното попълване на заявлението или след влизане в системата с уникалния номер на заявлението.
При резервацията в портала Визоискателя трябва да въведе номера на паспорта си и уникалния номер на заявлението и да избере желаната дата и час от свободните в системата. След активиране на бутона резервирай портала запазва за Визоискателя слот за интервю и генерира документ, който трябва да бъде разпечатан и да се носи на интервюто. Документа може да се разпечата от системата и в последствие при влизане в портала с уникалния номер на заявлението.
1.1.5 Хелп деск (помощ)
При необходимост визоискателите могат да задават въпроси след активиране на бутона „ “ в централния интерфейс на системата. В показаната форма трябва да попълнят име и електронен адрес и да зададат въпрос. Ще им бъде отговорено по имейл.
1.2 Туроператор
Акредитираните туроператори са посредници в процеса на издаване на визи. Всяка консулска служба определя критерии за акредитиране на туроператори, зависими от спецификата на конкретната страна и от политико-дипломатическите отношения с нея. Покривайки критериите и бидейки акредитирани туроператорите могат да попълват заявления за издаване на визи за организирани туристи. Общия интерес е качествено производство на повече визи за организирани туристи. Това за администрацията означава повече приход в икономиката на страната, а за туроператорите - повече обслужени туристи.
Ролята на туроператора като посредник в процеса е да събира, консултира и проверява визовата информация и придружаващата визовото заявление документация на своите туристи. Събраната визова информация и документация акредитирания туроператор подава в консулската служба.
Акредитираните туроператори получават от консулските служби потребителски имена и пароли за достъп до специализираната част за туроператори на портал „еВиза“, която предоставя функционалност за прецизна и сигурна идентификация и разпознаване на туроператорите.
1.2.1 Обща информация
От главната страница на системата чрез бутона „вход” се достига до главната страница на туроператорския интерфейс. Портала разпознава типа на потребителя по въведената от него парола и потребителско име, като генерира за всеки туроператор индивидуален потребителски интерфейс.
След активиране на линка „туроператор“ на екрана се показва страница „информация за туроператора“, в която туроператора може да въведе или промени, показващата се за него в публичния интерфейс на портала информация. Чрез иконката туроператора може да добави допълнителни страници към общия си профил с произволно съдържание, видими от всички в портала. При активиране на иконката в долния десен ъгъл на страницата „Информация за Туроператор“ се показва интуитивен интерфейс за въвеждане на „Страница на туроператор“ в който туроператора попълва името на страницата и въвежда с предоставените му средства информацията в нея. При приключване на работата по страницата има три възможности: да запази страницата; да изтрие страницата, ако вече е създадена; и да затвори страницата без да я записва. При запис новосъздадената страница се показва в долния десен ъгъл на страницата „информация за туроператор“ . След двойно кликане върху нея тя може да бъде допълнително променяна или изцяло изтрита.
1.2.2 Създаване на заявления за организирани туристи
Туроператора въвежда информация за своите туристи в портала и той създава автоматично за тях заявления за виза. Туроператора групира туристите във групи, кандидатстващи за един и същ вид виза (входна, транзитна), за един и същ период и пътуващи с една и съща цел.
1.2.2.1 Създаване на група
От бутона се активира интерфейсът за дефиниране на нова група. От този екран се въвежда обща за групата информация.
В ред “Консулство” от списък с консулските служби се избира консулството, което туроператорът желае да обслужва групата. При кликване върху двете въпросителни системата показва информация (адрес и работно време) на избраната консулска служба. На втория ред “Дата за доставка на документацията” се въвежда датата, на която туроператорът ще предостави документите в консулството. При кликване върху бутона “Избери дата” системата показва възможните дати и съответните приемни времена, както са въведени от консулите на службите.
На ред “Име на групата” туроператорът въвежда произволно име с което ще се идентифицира групата в процеса на последваща обработка. В ред “Дата на заминаване на групата” се избира от показващото се календарче датата, на която се очаква групата да напусне страната.
Отметката “Няма повече допълнения към групата” се отбелязва след попълване на всички заявления към нея. За записване на въведената информация се натиска бутона “Съхрани”.
При запис на групата се показват допълнителни функционалности: „Изтрий групата и апликантите“ – изтрива групата; „Изтрий всички апликанти“ – изтрива всички въведени заявления в групата; „проверка и подаване“ – системата проверява за коректност въведената група и препраща пакета от информация към консулската служба.
eVisa дава възможност на туроператорите да въвеждат визова информация едновременно за няколко групи. При натискане на “Нови групи” туроператора може да види всички групи, които се въвеждат в текущия момент. Със зелено са оцветени групите, които са маркирани, че за тях е приключило въвеждането. Това става чрез екрана, дефиниращ групата и описан по-горе в секция “Създаване на група”. За приключване на процеса на въвеждане на групата трябва се натисне “Изпратено за разглеждане”.
При натискане на “Групи в процес” системата показва всички групи, които консулът предстои да обработи. Това са всички групи, които са маркирани като приключено по тях въвеждане и все още не са разгледани от консула.
При натискане на “Частично приети” системата показва групите, които са проверени и обработени от консула и в които има лица, подлежащи на допълнителна комуникация с консулската служба или лица, чиито данни не са коректни. При кликване върху реда на групата се отваря документът на групата. В списъка с имената на хората със зелено са оцветени тези, които са приети, а с червено са оцветени лицата с неприети заявления.
При натискане на “Приети групи” системата показва групите, проверени и обработени от консула, за които всички въведени заявления са коректни в този предварителен стадий на проверка.
При натискане на “Архив” системата показва всички групи, които туроператорът е маркирал като стари. Маркирането става с бутона “Изпрати в Архив” в документа на групата. Този бутон се появява за всяка вече обработена от консула група.
1.2.2.2 Въвеждане на заявления за виза
Информацията необходима за създаване на заявление за виза за туриста се въвежда чрез унифицирана форма.
Информационните полета във визовото заявление са контекстно свързани и съответно броят им се променя според стойностите, въведени в някои от тях. Заявлението може да бъде изпратено за обработка от консулството само ако информацията в тези полета е коректно въведена.
Полетата в заявлението се попълват съобразно следния формат:
- Фамилно име – латински букви (без цифри или тирета).
- Фамилно име по рождение (предишно(и) фамилно(и) име(на)) – латински букви (без цифри или тирета).
- Собствено(и) име(на) – латински букви (без цифри или тирета).
- Дата на раждане – дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Място на ражданеград/село - на кирилица, ако държавата ползва кирилица (пример BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Държава на раждане – на кирилица, ако държавата ползва кирилица (пример BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Настоящо гражданство – избира се от предварително зададена номенклатура.
- Гражданство по рождение, ако еразлично - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Пол - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Семейно положение - избира се от предварително зададена номенклатура.
- При малолетни/непълнолетни: Фамилно име, собствено име, адрес (ако е различен от този на кандидата) и гражданство на лицето, упражняващо родителски права/настойника.
- Национален идентификационен номер, където е приложимо - – само цифри и букви (без интервали или тирета).
- Вид документ за задгранично пътуване - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Номер на документа за задгранично пътуване - Цифри и латински букви.
- Дата на издаване – формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Дата на валидност – формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Издаден от - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Домашен адрес страна - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Домашен адрес град – написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица (например за BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Домашен адрес – написано на кирилица и интервали, наклонени черти „/”, тирета, точки, ако държавата ползва кирилица (например за BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Домашен адресПощенски код – не е задължително.
- Електронен адрес – валиден електронен адрес (портала или консулските служители използват този електронен адрес за комуникация с Визоискателя).
- Телефонен(ни) номер(а) – валидни телефонни номера (портала или консулските служители използват тези телефонни номера за комуникация с Визоискателя).
- Пребиваване в държава, различна от държавата на настоящо гражданство - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Настояща професия - - избира се от предварително зададена номенклатура (В случай на – ДРУГА – професия – в полето „друга” са позволени само кирилица, латиница и интервали).
- Име на работодател – Ако държавата използва кирилица – позволени са кирилица, латиница и интервали, ако не – само латиница и интервали.
- Населено място на работодателя – Написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Адрес на работодателя – Написано на кирилица и интервали, наклонени черти „/”, тирета, точки, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Пощенски код на работодателя – НЕ е задължително.
- Цел на пътуването – избира се от предварително зададена номенклатура.
- Страна на крайната цел на пътуването.
- Град – Населено място на крайната цел – Написано на кирилица, ако държавата ползва кирилица (BELARUS, BULGARIA, KAZAKHSTAN, MACEDONIA, MONGOLIA, RUSSIA, SERBIA, UKRAINE) и на латиница в останалите случаи.
- Държава-членка на първо влизане - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Брой искани влизания - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Продължителност на планирания престой или транзитно преминаване – брой дни на планирания престой.
- Валидност на визата за визи с право на многократно влизане - избира се от предварително зададена номенклатура.
- Други визи издадени през последните три години - да/не и тяхната продължителност от дата до дата.
- Предходно снемане на пръстови отпечатъци с цел кандидатстване за виза – да или не и дата ако е известна.
- В случай на транзит има ли виза за крайната цел – да, не или неприложимо.
- Разрешително за влизане в държавата на местоназначението, ако е приложимо – да, не или неприложимо; от кого е издадено и валидност от дата до дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Визи за други ЕС страни – НЕ задължително – свободен текст.
- Планирана дата на влизане в страната издаваща визата - формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Планирана дата на излизане от страната издаваща визата - формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Място на влизане в страната издаваща визата – КОД на ГКПП, име на град или име на летище – кирилица или латиница в зависимост от официално приетата в страната, издаваща визите интервали, наклонени черти „/”, тирета и точки.
- Транспортно средство –– свободен текст.
- Собствено име и фамилно име и на канещото(ите) лице(а). Ако няма такова(ива), име на хотел(и) или временен адрес(и) - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи. Първо се избира от падащо меню типа на канещия.
- Адрес и електронен адрес на канещото(ите) лице(а)/хотел(и)/временен адрес(и) - държава избира се от номенклатура; населено място и адрес на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи; пощенски код; телефон.
- Име и адрес на канещото(ите) дружество/организация - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи. Първо се избира от падащо меню типа на канещия.
- Адрес и електронен адрес на канещото(ите) дружество/организация - държава избира се от номенклатура; населено място и адрес на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи; Пощенски код; телефон.
- Фамилно име, собствено име, адрес, телефон, факс и електронен адрес на лицето за контакт в дружеството/организацията - на кирилица, ако държавата ползва кирилица и на латиница в останалите случаи.
- Разходите за пътуване и за издръжка по време на престоя на кандидата се покриват от – избира се номенклатура или се допълва в свободен текст ако го няма в номенклатурата.
- Вид на средствата за издръжка – избира се от номенклатура.
- Лични данни на члена на семейството, който е гражданин на ЕС, ЕИП или Швейцария – фамилно име, собствени имена, дата на раждане, гражданство, номер на документа за пътуване или личната карта.
- Тип на роднинска връзка с гражданин на ЕС, ЕИП или Швейцария – избира се от падащо меню.
- Текущ адрес на заявителя – валиден телефонен номер за връзка.
- Телефонен номер – валиден телефонен номер за връзка.
- Дата и място на попълване – свободен текст.
- Подпис – не се попълва нищо (след разпечатване лицето се подписва).
В заявлението се прикачва снимка на лицето, съответстващо на заявлението. Файловете със снимки трябва да бъдат в JPG формат. Трябва да се съдържа цветна фотография, използвана при издаване на документ за самоличност (размерът на тези фотографии е различен за различните държави, но най-често е 3,5 х 4,5 см). Ако такива файлове бъдат предоставени, системата да ги използва за издаване на визите, за да не се налага допълнително сканиране в консулската служба на фотографиите на всеки от кандидатите за виза.
За организираните туристи се въвежда допълнително информация за:
- Група – избира се номер на групата от предварително създадените групи.
- Ваучер – Позволена цифри, кирилица, латиница, интервали, наклонени черти „/”, тирета и точки.
- Ваучер валиден от – дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Ваучер валиден до – дата във формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Посрещащ туроператор – позволени са цифри, латиница, кирилица и интервали.
- ЕИК – единен идентификационен код незадължителен.
- Име на фирма в чиито хотел ще отседне заявителя – позволени са кирилица, интервали, тирета и точки.
- Име на хотел – позволени са кирилица, интервали, тирета и точки.
При запис на заявлението системата го проверява за коректност и ако е коректно го маркира като такова, ако не е показва грешките, които туроператора трябва да отстрани.
За улеснение на въвеждащия информацията системата дава възможност за Копиране на последно заявление чрез бутона . При изпълнението на функционалността системата създава ново заявление с данните на последното въведено лице. Въвеждащия може да коригира информацията в полетата.
1.2.3 Импортиране на визови заявления
За улеснение на туроператорите портала предоставя възможност за интеграция на туроператорските системи с еВиза, чрез обмен на данни в XML формат
След създаването на група, системата дава възможност за прикачване на файл в предварително дефиниран XML формат, съобразен с изискванията на европейските системи. Портала създава автоматично визови заявления за импортираните лица.
Системата прави проверка на импортираните файлове и отбелязва лицата, импортираните данни за които тя намира за некоректни. Туроператора може да влезе в отделните документи и да ги коригира ръчно.
Всяко импортирано заявление може да бъде изтрито или разпечатано, групата сменена и информационните полета коригирани от туроператора.
1.2.4 Хелп деск (помощ)
От главната страница на туроператорския интерфейс от линка „Хелп Деск“, „Туроператори“ потребителя „Туроператор“ има възможност да ползва подсистемата за предоставяне на помощ. Чрез нея той може да задава въпроси, които да бъдат отправени към консулската служба, към която е акредитиран, както и да посочва проблеми, свързани с дейността му като посредник. Също така може да следи за отговор или да види на какъв етап е отстраняването на проблема.
Вляво се намира менюто за навигация, в средата съдържанието на модула, вдясно списък със задачите. За създаване на нов въпрос се натиска бутон “Ново запитване”. Появява се форма, в която потребителя попълва съответните полета (телефон, скайп, заглавие на въпроса, съдържание и т.н.). Избира се консулство, ако е налична тази функция, и спешност на въпроса. Най-отдолу има функционалност за прикачване на файл, който отваря стандартен прозорец за избор и качване на файлове.
След попълване съдържанието на въпроса във формата има две възможности (бутони) – „изпрати запитване“ и „запази промените“.
Чрез бутона „запази промените“ формата се запазва като чернова и отива в менюто вляво в секция „Чернови“.
Чрез бутона „изпрати запитване ” формата бива изпратена за разглеждане към съответната страна (консулска служба, туроператор, визоискател, системна администрация). Така изпратената форма отива в статус „изчакващ отговор“ (вляво в менюто). Формите се виждат в списък, в който след двойно избиране с мишката върху съответната форма, тя може да се отвори за преглед или редакция.
В дясната част се виждат списъци, които показват въпросите очакващи отговор и тези с обикновен статус. При отварянето им са възможни три действия: „приеми запитването“, „изтрий“, и „запази промените“.
При отварянето на формите в статус „в прогрес“ има четири възможни действия: „маркирай като завършено“ – маркира въпроса като приключен и той отива в статус „завършен“; „изтрий“ – изтрива формата; „запази промените“ – запазва направените промени; и „публикувай нова промяна“ – генерира нова форма, в която се попълва текущата работа по проблема.
1.1 Консулски служител
Освен задачите, свързани пряко с физическия процес на издаване на визи консулските служби комуникират с визоискателите, с акредитираните туроператори, и с централната администрация (визов център или министерството на външните работи). Консулските служби подсигуряват информационно от една страна собствената си дейност, а от друга осигуряват изчерпателна актуална информация за индивидуалните Визоискатели и за акредитираните туроператори.
Консулските служби получават от централната администрация потребителски имена и пароли за достъп до специализираната част за консулски служби на портала „еВиза“, която предоставя функционалност за разпознаването им и прецизна и сигурна идентификация.
1.1.1 Обща информация
От главната страница на системата чрез бутона „вход” се достига до главната страница на консулския интерфейс. Портала разпознава типа на потребителя по въведената от него парола и потребителско име, като генерира за всяка консулска служба индивидуален потребителски интерфейс.
След активиране на линка „консулство“ на екрана се показва страница „информация за консулската служба“, в която консулския служител може да въведе или промени, показващата се за консулството в публичния интерфейс на портала информация.
През тази страница консулската служба въвежда актуална информация за: континент; държава; град; адрес; телефон; имейл; интернет адрес; имена на консули; име на посланика (или пълномощния представител).
Полето от тип „Държава“ дават възможност за избор от предварително въведен списък с номенклатури. Поле „Град“ също е падащо с предварително въведен списък с градове, но позволява добавянето на нови такива, в случай че търсения не фигурира.
Чрез интуитивен интерфейс се въвежда и работното време за обслужване на граждани и туроператори. Когато има ден от седмицата, в който работното време ще бъде различно от стандартното работно време, обявено по-горе, то това да може да се коригира допълнително.
Въведената информация се записва след натискане на бутона запази.
1.1.2 Акредитирани туроператори
След активиране на линка „акредитирани туроператори“ в лявата навигация на консулския интерфейс се показва страницата за управление на акредитираните към консулската служба туроператори. Страницата показва динамичен списък на акредитираните туроператори като позволява на консулската служба да вижда и редактира информацията която туроператора е публикувал за себе си в портала.
Чрез бутона „Добави туроператор“ консулската служба въвежда акредитираните към нея туроператори.